Qué hacer si el cliente pide “pagar cuando facture”

Qué implica realmente pactar “pagar cuando facture”

Desde una perspectiva contractual, esa fórmula no tiene un significado único ni una regulación expresa como etiqueta autónoma. Puede intentarse pactar al amparo del artículo 1255 del Código Civil, que permite establecer los pactos que las partes tengan por conveniente dentro de los límites legales. Pero precisamente por eso habrá que revisar cómo está redactada la condición de pago y cuál era la verdadera voluntad de las partes.

En unos casos, “pagar cuando facture” quiere decir que el cliente abonará el servicio cuando él emita factura a su propio cliente. En otros, se usa como sinónimo de cobro supeditado a un tercero, es decir, pagarte cuando él cobre. Y a veces solo pretende retrasar el plazo de pago hasta el cierre administrativo o comercial de una operación. No todas estas situaciones tienen el mismo encaje jurídico, ni ofrecen la misma seguridad probatoria si luego se inicia una reclamación.

Cuándo esa fórmula puede generar problemas de plazo de pago y exigibilidad

El principal riesgo aparece cuando el pago queda vinculado a un hecho mal definido, incierto o controlado solo por el deudor. En materia de obligaciones, conviene tener presentes los artículos 1113 y 1125 del Código Civil, en cuanto ayudan a distinguir entre obligaciones puras, condicionales y a plazo. También es relevante el artículo 1256, porque el cumplimiento del contrato no puede quedar al arbitrio de uno de los contratantes.

Por eso, si la cláusula permite que el cliente decida sin control cuándo factura, cuándo cierra la operación o cuándo considera cumplido el hito, puede plantear problemas. No significa que vaya a ser inválida de forma automática, pero sí que puede ser discutible su alcance y que el acreedor tenga más dificultad para acreditar cuándo la deuda era ya vencida y exigible.

Además, si estamos ante operaciones comerciales entre empresas o profesionales, conviene revisar la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales. Ese marco puede resultar prioritario para valorar límites sobre plazos de pago, intereses de demora y, en su caso, costes de cobro, siempre atendiendo al contrato y a la documentación real de la operación.

Cómo conviene documentar el acuerdo para reducir el riesgo de impago

Si decides aceptar esa condición, lo más prudente es convertir una fórmula comercial ambigua en un pacto escrito con condiciones concretas. Cuanto mejor quede delimitado el hito de pago, menos margen habrá para discusiones posteriores.

• Fija una fecha máxima de pago, aunque exista un hito previo.
• Define qué activa el vencimiento: emisión de factura, cobro del tercero, firma de entrega, aceptación del trabajo o cierre de proyecto.
• Exige confirmación escrita por correo, pedido, presupuesto aceptado o contrato.
• Relaciona el pacto con facturas, albaranes, partes de trabajo o entregables, para reforzar la documentación de la deuda.
• Si ya existe retraso, valora un reconocimiento de deuda o un calendario de pago firmado.

Una redacción útil no debería dejar el cobro indefinidamente abierto. Por ejemplo, puede ser más seguro pactar que el pago se realizará al producirse determinado hito, y en todo caso antes de una fecha concreta. Esa precisión suele ayudar mucho si después hay que hacer un requerimiento de pago o una reclamación de cantidad.

Qué hacer si llega el vencimiento y el cliente no paga

Si el cliente no paga al llegar el vencimiento, conviene actuar con rapidez y orden. Primero, revisa el contrato, el pedido aceptado, los correos y la factura para confirmar qué plazo se pactó realmente. Después, realiza un requerimiento de pago claro, preferiblemente por un medio fehaciente si la situación se complica.

En muchos casos, un burofax impago bien redactado puede ser útil para dejar constancia de la deuda reclamada, del vencimiento y del plazo que se concede para pagar. Si se trata de deudas comerciales entre profesionales o empresas, también puede convenir revisar si proceden intereses de demora y costes de cobro conforme al marco de morosidad comercial.

Si el deudor reconoce la deuda pero no puede atenderla de una vez, puede ser razonable negociar por escrito un calendario de pago. Lo importante es evitar acuerdos vagos o meras promesas telefónicas sin respaldo documental como pagar “a fin de mes”.

Cuándo valorar una reclamación de cantidad y qué documentación reunir

Cuando el impago cliente persiste, habrá que valorar una reclamación de cantidad. La vía concreta dependerá del caso, de la cuantía, del tipo de relación y, sobre todo, de cómo esté documentada la deuda. El monitorio puede ser una opción en deudas dinerarias, vencidas, exigibles y documentalmente acreditadas, pero no debe plantearse como solución automática ni universal.

Conviene reunir, al menos, esta documentación de la deuda:

• Contrato, presupuesto aceptado o pedido.
• Facturas emitidas y justificantes de entrega.
• Albaranes, partes de trabajo, correos y mensajes donde se confirme el encargo o el vencimiento.
• Requerimientos de pago enviados y su constancia de recepción.
• Cualquier reconocimiento de deuda, propuesta de pago o calendario incumplido.

En resumen, el mayor riesgo de aceptar “pagar cuando facture” está en dejar el plazo de pago indeterminado o sujeto a hechos difíciles de probar. Si quieres reducir el riesgo de cobro, conviene revisar la condición antes de aceptarla, fijar un vencimiento claro y conservar toda la documentación. Y si el pago no llega, el siguiente paso razonable suele ser una revisión contractual y probatoria para preparar una reclamación de deuda con base sólida.