Impago de facturas qué hacer para reclamar

Qué hacer ante un impago de facturas

El impago de facturas puede dar lugar tanto a una reclamación amistosa como a una reclamación judicial de cantidad. La vía adecuada dependerá de la documentación disponible, del tipo de deudor y de si la deuda es realmente vencida, exigible y acreditable.

Si una factura no se paga, lo primero suele ser comprobar el vencimiento, reunir la prueba del servicio prestado o del suministro realizado y efectuar un requerimiento de pago claro. Si no hay respuesta o existe resistencia al pago, habrá que valorar una reclamación judicial, pudiendo encajar el procedimiento monitorio cuando concurran sus requisitos legales.

Actuar con rapidez ayuda, pero conviene hacerlo con criterio: no toda deuda comercial se reclama igual ni todos los conceptos accesorios pueden exigirse en cualquier supuesto.

Qué documentación conviene revisar antes de reclamar

Antes de reclamar una factura vencida, conviene revisar la base documental de la deuda. La factura es importante, pero por sí sola puede no bastar si el deudor discute el encargo, la entrega o la conformidad.

• Contrato, presupuesto aceptado, pedido o intercambio de correos.
• Factura emitida y fecha de vencimiento.
• Albaranes, partes de trabajo, justificantes de entrega o prueba del servicio prestado.
• Comunicaciones previas con el deudor sobre pago, incidencias o reconocimiento de deuda.
• Pactos sobre plazo de pago, intereses o penalizaciones, siempre que sean válidos y revisables conforme a la ley.

En España, el Código Civil ofrece el marco general de las obligaciones y el cumplimiento contractual, y el art. 1255 CC permite la libertad de pactos dentro de los límites legales. Por eso, en cada caso habrá que diferenciar lo que deriva directamente de la ley de lo que depende del contrato.

Reclamación amistosa: cuándo intentar el cobro sin juicio

La reclamación amistosa suele ser el primer paso razonable, sobre todo si la deuda no parece discutida y existe interés comercial en mantener la relación. Puede hacerse mediante correo electrónico, llamada documentada o comunicación formal escrita.

Esta fase puede ser útil para cerrar un pago inmediato o negociar un calendario, aunque conviene dejar constancia de cualquier compromiso. Si se pacta un fraccionamiento, habrá que revisar bien sus condiciones y cómo afecta a una futura reclamación judicial si el deudor vuelve a incumplir.

Un error frecuente es demorar demasiado esta fase, perder documentos o reclamar importes sin desglose suficiente.

Burofax de reclamación y requerimiento formal de pago

El burofax de reclamación puede ser una herramienta útil para formalizar el requerimiento de pago y dejar constancia de su envío y contenido. No es obligatorio en todos los casos, pero a menudo refuerza la posición del acreedor antes de acudir a juicio.

En ese requerimiento conviene identificar la factura o facturas, el importe, la fecha de vencimiento, la causa de la deuda y el plazo concedido para pagar. Si se reclaman intereses de demora o costes de cobro, habrá que justificar su procedencia según el régimen aplicable.

También puede servir para acreditar que se intentó una solución extrajudicial y para ordenar la prueba de cara a una posible reclamación judicial de cantidad.

Cuándo puede encajar el procedimiento monitorio

Si la deuda es dineraria, vencida, exigible y está acreditada documentalmente, puede valorarse el procedimiento monitorio, regulado en los arts. 812 y siguientes de la Ley de Enjuiciamiento Civil. No siempre será la única ni la mejor vía, pero con frecuencia es un cauce adecuado para reclamar facturas impagadas.

El monitorio se apoya en documentos que acrediten la deuda, como facturas, albaranes, certificaciones, telegramas, correos u otros soportes que normalmente documenten relaciones de esa clase. Si el deudor paga, el asunto termina. Si no paga ni se opone, puede abrirse la vía de ejecución. Si formula oposición, el procedimiento continuará por el cauce que corresponda según la cuantía y las circunstancias del caso.

Por eso, antes de iniciar un monitorio, conviene revisar no solo la factura, sino la solidez global de la prueba.

Intereses de demora, costes de cobro y plazos a valorar

En operaciones comerciales entre empresas o profesionales, la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, establece un régimen específico sobre plazos de pago, intereses de demora e indemnización por costes de cobro. Su aplicación directa dependerá de que estemos realmente ante una operación comercial incluida en su ámbito.

En ese marco, el devengo de intereses de demora puede producirse sin necesidad de requerimiento cuando concurren los presupuestos legales. Además, la norma contempla una indemnización por costes de cobro y la posible reclamación de costes debidamente acreditados en ciertos supuestos. Ahora bien, no todos los impagos de facturas quedan automáticamente sometidos a ese régimen, por lo que conviene analizar el tipo de relación, el contrato y la documentación.

También habrá que valorar los plazos de pago aplicables: parte del régimen puede venir impuesto por la ley y otra parte puede depender de pactos válidos entre las partes, dentro de los límites permitidos.

• Error frecuente: reclamar intereses sin precisar desde cuándo se devengan.
• Error frecuente: invocar costes de cobro sin acreditar su encaje legal o su realidad documental.
• Error frecuente: confundir una deuda comercial entre profesionales con otros supuestos civiles o de consumo.

Cuándo conviene contar con un abogado mercantil

Contar con un abogado mercantil o con asesoramiento jurídico especializado puede ser especialmente útil si el deudor discute la deuda, existen varias facturas, hay incidencias contractuales, se quieren reclamar intereses de demora o se prevé iniciar una reclamación judicial.

Un análisis previo ayuda a escoger la estrategia: reclamación amistosa bien documentada, burofax de requerimiento o presentación de monitorio cuando proceda. También permite detectar riesgos, como facturas mal emitidas, ausencia de prueba de entrega o pactos contractuales que deban interpretarse con cautela.

En resumen, ante un impago conviene seguir una secuencia ordenada: revisar documentos, verificar vencimiento y exigibilidad, requerir formalmente el pago y valorar la vía judicial si no hay respuesta. La solución concreta dependerá del caso y de la prueba disponible. Si necesita revisar una deuda comercial o preparar una reclamación con seguridad jurídica, el siguiente paso razonable es estudiar la documentación antes de reclamar.