Impago de facturas qué hacer para reclamar

Entender el impago de facturas y sus consecuencias

El impago de facturas es una de las principales causas de tensiones de tesorería en autónomos y empresas. Se produce cuando, llegada la fecha de vencimiento pactada, el cliente no abona el importe debido total o parcialmente. Ante esta situación, es fundamental actuar con rapidez, método y respaldo documental para maximizar las posibilidades de cobro y minimizar el impacto económico y legal.

No todos los impagos tienen el mismo origen. Algunos se deben a simples descuidos administrativos, otros a problemas de liquidez temporales y, en los casos más graves, a una voluntad clara de no pagar. Identificar el tipo de deudor y el contexto del impago permite elegir la estrategia de reclamación más adecuada, desde un recordatorio amistoso hasta la interposición de acciones judiciales.

• Impago por error o descuido: suele resolverse con un recordatorio formal.
• Impago por falta de liquidez: puede requerir negociación de plazos o fraccionamientos.
• Impago doloso o reiterado: aconseja acudir con rapidez a la vía judicial.
• Impago por conflicto sobre el servicio: exige acreditar la correcta prestación.

Comprobar la documentación antes de reclamar

Antes de iniciar cualquier reclamación por impago de facturas, es imprescindible revisar toda la documentación relacionada con la operación. Esta fase previa evita errores, refuerza tu posición frente al deudor y será determinante si finalmente debes acudir a la vía judicial. Una factura mal emitida o un contrato ambiguo pueden debilitar seriamente tu reclamación.

Reúne en un mismo expediente todos los documentos que acrediten la existencia y exigibilidad de la deuda. Esto incluye no solo la factura, sino también presupuestos aceptados, pedidos, albaranes de entrega, correos electrónicos y cualquier otra comunicación que demuestre que el cliente encargó el trabajo y que este fue correctamente realizado o entregado.

• Factura: comprueba que contiene todos los datos obligatorios, fecha y vencimiento.
• Contrato o presupuesto aceptado: revisa condiciones de pago, plazos y penalizaciones.
• Albaranes y justificantes de entrega: acreditan que el bien o servicio se prestó.
• Comunicaciones previas: correos, mensajes o cartas donde el cliente reconoce la deuda.
• Datos de contacto actualizados: dirección postal, correo electrónico y teléfono del deudor.

Reclamación amistosa y negociación con el deudor

La primera reacción ante el impago de una factura debe ser siempre la reclamación amistosa. Esta fase busca obtener el pago sin deteriorar en exceso la relación comercial y evitando costes adicionales. Además, en muchos casos, un simple recordatorio formal es suficiente para que el cliente regularice la situación.

Inicia la reclamación con un contacto informal, preferiblemente por escrito, para que quede constancia. Si no hay respuesta o el pago no se produce, pasa a comunicaciones más formales, siempre manteniendo un tono firme pero profesional. La negociación de plazos o fraccionamientos puede ser una solución razonable cuando el deudor muestra voluntad de pago pero atraviesa dificultades temporales.

• Envía un primer recordatorio por correo electrónico con detalle de la factura vencida.
• Realiza una llamada telefónica para confirmar la recepción y conocer las causas del impago.
• Propón un calendario de pagos o fraccionamiento si el cliente reconoce la deuda.
• Establece plazos claros y por escrito para cada compromiso de pago.
• Advierte, de forma educada, de que en caso de incumplimiento iniciarás acciones formales.

Burofax y requerimiento formal de pago

Si la reclamación amistosa no da resultado o el deudor deja de responder, el siguiente paso es enviar un requerimiento formal de pago. El medio más utilizado en España es el burofax con certificación de contenido y acuse de recibo, ya que permite acreditar tanto el envío como el texto exacto de la reclamación y la fecha de recepción por parte del deudor.

El burofax cumple una doble función: interrumpe, en muchos casos, los plazos de prescripción de la deuda y demuestra ante el juzgado que has intentado resolver el conflicto de forma extrajudicial. Además, su tono y formalidad suelen provocar una reacción más rápida por parte del deudor, que percibe que el asunto empieza a tener consecuencias legales.

• Identifica claramente a acreedor y deudor, con NIF/CIF y domicilios completos.
• Detalla las facturas impagadas: número, fecha, concepto e importe.
• Indica el plazo máximo para pagar (por ejemplo, 7 o 10 días naturales).
• Advierte de que, en caso de impago, iniciarás un procedimiento monitorio u otras acciones legales.
• Conserva el justificante del burofax y la certificación de contenido.

Procedimiento monitorio y vía judicial

Cuando las gestiones amistosas y el requerimiento formal no logran el pago, es momento de valorar la vía judicial. En España, el procedimiento más habitual para reclamar facturas impagadas es el procedimiento monitorio, diseñado específicamente para deudas dinerarias, líquidas, determinadas, vencidas y exigibles, siempre que puedan acreditarse documentalmente.

El monitorio es un proceso relativamente ágil y económico, especialmente adecuado para reclamaciones de cantidad frente a clientes que no discuten abiertamente la deuda pero tampoco pagan. Si el deudor no se opone en plazo, el juzgado dictará un decreto que permitirá iniciar el embargo de bienes. En caso de oposición, el procedimiento se transformará en juicio verbal u ordinario, según la cuantía.

• Requisitos: deuda dineraria, vencida, exigible y acreditada mediante facturas, contratos o albaranes.
• Presentación: se interpone ante el juzgado de primera instancia del domicilio del deudor.
• Documentación: formulario de demanda, facturas, burofax y demás pruebas de la deuda.
• Respuesta del deudor: puede pagar, no contestar u oponerse motivadamente.
• Embargo: si no paga ni se opone, se puede solicitar la ejecución y embargo de bienes.

Intereses de demora e indemnizaciones por impago

Además del principal adeudado, en muchos casos puedes reclamar intereses de demora y determinadas indemnizaciones por los costes de cobro. La normativa sobre morosidad comercial, así como las condiciones pactadas en el contrato o en las condiciones generales de venta, determinan el tipo de interés aplicable y los posibles recargos.

En operaciones comerciales entre empresas y autónomos, la ley prevé un interés de demora específico que suele ser superior al interés legal del dinero. También se reconoce el derecho a una cantidad fija mínima en concepto de costes de cobro, además de otros gastos razonables como honorarios de abogados o empresas de recobro, siempre que sean proporcionados y estén debidamente justificados.

• Revisa si en el contrato se fijó un tipo de interés de demora concreto.
• Si no hay pacto, aplica el interés de demora legal para operaciones comerciales.
• Incluye en la reclamación la indemnización mínima por costes de cobro, si procede.
• Documenta todos los gastos adicionales derivados del impago (gestiones, asesoría, etc.).
• Calcula los intereses desde la fecha de vencimiento de la factura hasta el pago efectivo.

Plazos de prescripción y tiempos de reclamación

Toda deuda está sujeta a plazos de prescripción, es decir, a un periodo máximo durante el cual puede ser legalmente reclamada. Transcurrido ese tiempo sin acciones efectivas de reclamación, el deudor puede oponerse alegando la prescripción y el acreedor perderá el derecho a exigir el pago por vía judicial. Por ello, conocer y controlar estos plazos es esencial en la gestión de impagados.

Los plazos de prescripción varían según el tipo de relación jurídica, la naturaleza de la deuda y la normativa aplicable en cada momento. Además, determinadas actuaciones, como el envío de un burofax o la presentación de una demanda, pueden interrumpir la prescripción y hacer que el plazo vuelva a contarse desde cero. Es importante documentar bien estas actuaciones para poder acreditarlas en caso de conflicto.

• Identifica el tipo de deuda (comercial, profesional, suministros, etc.) para conocer su plazo específico.
• No demores la reclamación: inicia gestiones en cuanto se produzca el primer impago.
• Utiliza medios fehacientes (como el burofax) para interrumpir la prescripción.
• Registra fechas clave: vencimiento, recordatorios, requerimientos y presentación de demandas.
• Consulta con un profesional si tienes dudas sobre el cómputo de plazos en tu caso concreto.

Empresas de recobro y abogados especializados

Cuando la gestión interna de cobro no es suficiente o no dispones de recursos para seguir el proceso, recurrir a empresas de recobro o a abogados especializados en reclamación de deudas puede ser una opción eficaz. Estos profesionales cuentan con experiencia, herramientas y procedimientos específicos para maximizar las posibilidades de recuperación de impagados.

La elección entre una empresa de recobro y un despacho de abogados dependerá del tipo de deuda, de la cuantía y del perfil del deudor. Mientras que las empresas de recobro suelen centrarse en gestiones extrajudiciales masivas, los abogados pueden ofrecer una estrategia más personalizada y una defensa integral en vía judicial, incluyendo la ejecución de sentencias y embargos.

• Compara honorarios y modelos de cobro (a éxito, mixtos, tarifas planas, etc.).
• Valora la reputación y experiencia del proveedor en tu sector de actividad.
• Exige transparencia en los procesos y en la información sobre el estado de cada expediente.
• Define por contrato el alcance de las gestiones y los límites en las comunicaciones con tus clientes.
• Protege tu imagen de marca evitando prácticas agresivas o poco éticas de recobro.

Cómo prevenir futuros impagos de facturas

Más allá de saber qué hacer cuando ya se ha producido el impago de una factura, resulta esencial implantar medidas preventivas para reducir el riesgo de morosidad. Una buena política de concesión de crédito, un análisis previo de solvencia y unas condiciones de pago claras y equilibradas son herramientas clave para proteger la liquidez de tu negocio.

La prevención comienza antes de cerrar la venta. Verificar la situación financiera del cliente, solicitar anticipos en determinados casos o limitar el crédito disponible son prácticas habituales en empresas que gestionan de forma profesional su riesgo de impago. Asimismo, la automatización de recordatorios y la claridad en la facturación contribuyen a reducir retrasos involuntarios.

• Analiza la solvencia de nuevos clientes mediante informes comerciales o referencias.
• Define límites de crédito y condiciones de pago adaptadas al riesgo de cada cliente.
• Incluye cláusulas claras sobre intereses de demora y consecuencias del impago.
• Utiliza herramientas de facturación que envíen recordatorios automáticos antes del vencimiento.
• Valora el uso de seguros de crédito para operaciones de importe elevado o clientes clave.

Modelos y ejemplos prácticos de reclamación

Contar con modelos de escritos de reclamación facilita una respuesta rápida y coherente ante el impago de facturas. Adaptar estos textos a cada caso concreto, manteniendo un tono profesional y respetuoso, ayuda a transmitir seriedad y a dejar constancia clara de tus pretensiones. A continuación se presentan estructuras orientativas que puedes utilizar como base.

Es recomendable disponer de plantillas diferenciadas para cada fase: recordatorio amistoso, reclamación formal por correo electrónico y requerimiento fehaciente mediante burofax. De este modo, podrás escalar la intensidad de la reclamación sin improvisaciones y manteniendo una línea argumental coherente en caso de que el conflicto llegue a los tribunales.

• Recordatorio amistoso: breve, cordial y centrado en la regularización rápida del pago.
• Correo de reclamación formal: más detallado, con referencia expresa a facturas y plazos.
• Burofax de requerimiento: lenguaje jurídico más preciso y advertencia de acciones legales.
• Acuerdo de fraccionamiento: documento escrito con calendario de pagos y consecuencias del incumplimiento.
• Resumen de deuda: cuadro con facturas, importes, fechas de vencimiento e intereses devengados.

Preguntas frecuentes sobre impago de facturas

Las siguientes preguntas frecuentes resumen dudas habituales sobre qué hacer ante el impago de facturas y cómo gestionar correctamente la reclamación de deudas en el ámbito profesional y empresarial.