Impago tras presupuesto aceptado cómo reclamar

¿Qué es un impago tras presupuesto aceptado?

El impago tras presupuesto aceptado se produce cuando un cliente, particular o empresa, aprueba por escrito un presupuesto de servicios o trabajos, estos se realizan total o parcialmente conforme a lo pactado y, llegado el momento de abonar la factura, no paga o retrasa el pago sin causa justificada. Esta situación genera una deuda exigible y abre la puerta a diferentes vías de reclamación, tanto amistosas como judiciales.

En la práctica, este problema es muy frecuente en sectores como reformas, mantenimiento, diseño, consultoría, marketing, servicios profesionales o reparaciones. Entender qué valor tiene el presupuesto, qué obligaciones genera y cómo documentar correctamente la relación comercial es clave para poder reclamar con garantías y minimizar el riesgo de impago.

Validez legal del presupuesto aceptado

Desde el punto de vista jurídico, un presupuesto aceptado funciona, en la mayoría de los casos, como un contrato entre proveedor y cliente. En él se recogen elementos esenciales del acuerdo: identificación de las partes, descripción del servicio o producto, precio, forma de pago, plazos de ejecución y condiciones particulares. Cuando el cliente lo acepta, se perfecciona el contrato y nacen obligaciones para ambas partes.

La aceptación puede ser expresa (firma manuscrita, firma digital, correo electrónico de conformidad, aceptación en plataforma online) o tácita (por ejemplo, cuando el cliente permite el inicio de los trabajos tras recibir el presupuesto). No obstante, para reclamar con mayor seguridad, es recomendable contar con una aceptación expresa y fácilmente demostrable.

• Si el presupuesto está firmado, suele considerarse prueba sólida de la existencia del contrato.
• Si la aceptación fue por correo electrónico o mensajería, conviene conservar todos los mensajes.
• Si no hay firma, pero sí inicio de trabajos con conocimiento del cliente, también puede acreditarse la relación contractual.
• Las condiciones generales (plazos, penalizaciones, intereses de demora) deben adjuntarse o referenciarse claramente.

Pruebas necesarias para reclamar el impago

Para reclamar un impago tras un presupuesto aceptado, es fundamental reunir y conservar todas las pruebas que acrediten tanto la existencia del acuerdo como la prestación del servicio o la entrega del producto. Cuanta más documentación tengas, más fácil será demostrar la deuda y obtener una resolución favorable, ya sea en una negociación amistosa o ante los tribunales.

• Presupuesto aceptado: firmado en papel, firmado digitalmente o aceptado por correo electrónico o plataforma.
• Facturas emitidas: con fecha, concepto detallado, importe, datos fiscales y forma de pago.
• Correos electrónicos y mensajes: conversaciones donde se confirme el encargo, cambios, ampliaciones o conformidad con el trabajo.
• Albaranes o partes de trabajo: documentos de entrega o de finalización de servicios firmados por el cliente.
• Pruebas gráficas: fotografías, capturas de pantalla, informes o entregables que demuestren que el trabajo se realizó.
• Testigos: personas que puedan acreditar la relación comercial y la realización de los trabajos.

Pasos previos a la reclamación formal

Antes de iniciar una reclamación formal por impago, es aconsejable agotar las vías amistosas. En muchos casos, un recordatorio bien planteado o una llamada profesional resuelven el problema sin necesidad de acudir a abogados o juzgados. Además, estos pasos previos demuestran tu buena fe y pueden ser valorados positivamente en un eventual procedimiento judicial.

• 1. Recordatorio amistoso: contacta por teléfono, correo o mensajería para confirmar si ha habido un olvido o incidencia administrativa.
• 2. Envío de recordatorio por escrito: remite un correo electrónico con el detalle de la factura pendiente, fecha de vencimiento y nueva fecha límite de pago.
• 3. Negociación de un plan de pagos: si el cliente reconoce la deuda pero tiene dificultades puntuales, puedes ofrecer fraccionar el pago.
• 4. Advertencia de reclamación formal: informa de forma clara y respetuosa de que, si no se regulariza la situación, iniciarás una reclamación por impago.

Cómo redactar una reclamación por impago

Si las gestiones amistosas no dan resultado, el siguiente paso es redactar una reclamación formal por impago. Este escrito debe ser claro, preciso y contener todos los datos necesarios para identificar la deuda y dejar constancia de tu voluntad de cobrarla. Aunque no es obligatorio que lo redacte un abogado, es recomendable seguir una estructura ordenada y profesional.

• Datos del remitente: nombre o razón social, NIF/CIF, domicilio y datos de contacto.
• Datos del deudor: nombre o razón social, NIF/CIF y domicilio conocido.
• Referencia al presupuesto: fecha, número de presupuesto, servicios o productos incluidos.
• Detalle de la deuda: facturas impagadas, importes, fechas de vencimiento e impuestos aplicados.
• Plazo para pagar: un nuevo plazo razonable (por ejemplo, 7-15 días naturales) para regularizar la situación.
• Advertencia de acciones legales: indicación de que, en caso de no pago, iniciarás las acciones legales oportunas para reclamar la deuda.

Reclamación extrajudicial: burofax y medios fehacientes

La reclamación extrajudicial es un paso intermedio entre la negociación amistosa y la demanda judicial. Su objetivo es dejar constancia fehaciente de que has reclamado el pago y de que el deudor ha sido formalmente requerido. Esto puede interrumpir la prescripción de la deuda y servirá como prueba en un futuro procedimiento judicial.

El medio más utilizado en España para este tipo de reclamaciones es el burofax con certificación de contenido y acuse de recibo, aunque también existen otras opciones, como el correo certificado, servicios de notificación electrónica o notificación notarial.

• Burofax con certificación de contenido: permite acreditar tanto el envío como el contenido exacto del escrito.
• Acuse de recibo: demuestra que el deudor ha recibido la reclamación o, al menos, que ha tenido la oportunidad de recibirla.
• Correo certificado: menos completo que el burofax, pero útil si se acompaña de copia del escrito enviado.
• Notificación notarial: más costosa, pero con gran fuerza probatoria en determinados casos.

Vías judiciales para reclamar la deuda

Si tras la reclamación extrajudicial el cliente sigue sin pagar, la siguiente opción es acudir a la vía judicial. La elección del procedimiento dependerá, principalmente, de la cuantía de la deuda y de la documentación de la que dispongas. En España, el procedimiento monitorio es una de las vías más utilizadas para reclamar facturas impagadas basadas en presupuestos aceptados.

Procedimiento monitorio

El procedimiento monitorio es un proceso rápido y relativamente sencillo para reclamar deudas dinerarias, líquidas, determinadas, vencidas y exigibles, siempre que se puedan acreditar mediante documentos como presupuestos aceptados, facturas, albaranes o correos electrónicos. No requiere abogado ni procurador para deudas inferiores a una determinada cuantía, aunque su intervención suele ser recomendable.

• Presentas una petición inicial de procedimiento monitorio en el juzgado competente.
• Aportas el presupuesto aceptado, las facturas y demás documentación que acredite la deuda.
• El juzgado requiere al deudor para que pague o se oponga en un plazo determinado.
• Si el deudor no paga ni se opone, se despacha ejecución y se pueden embargar bienes.
• Si se opone, el procedimiento puede transformarse en juicio verbal u ordinario.

Juicio verbal u ordinario

Cuando la deuda supera ciertos límites, o cuando el deudor se opone en el monitorio, la reclamación continúa por la vía del juicio verbal u ordinario, según la cuantía. En estos casos, la intervención de abogado y procurador suele ser obligatoria y el procedimiento es más complejo, con fase de demanda, contestación, prueba y vista oral.

Plazos de prescripción y riesgos de no actuar

Las deudas derivadas de servicios prestados o productos entregados no son reclamables indefinidamente: están sujetas a plazos de prescripción. Transcurrido el plazo legal sin haber reclamado de forma eficaz, el deudor puede oponerse alegando prescripción y el juez podría desestimar tu demanda, aunque la deuda sea real.

Los plazos concretos dependen del tipo de relación (civil, mercantil, profesional, consumo) y de la normativa aplicable en cada momento. Por ello, es importante consultar la legislación vigente o a un profesional para conocer el plazo exacto en tu caso. En cualquier caso, cuanto antes reclames, más posibilidades tendrás de cobrar.

• El tiempo juega en contra del acreedor: la memoria del deudor se diluye y la documentación puede perderse.
• La situación económica del deudor puede empeorar, reduciendo las posibilidades de cobro.
• La inactividad prolongada puede interpretarse como desinterés y dificultar acuerdos amistosos.
• Una reclamación extrajudicial bien planteada puede interrumpir la prescripción en muchos casos.

Consejos para prevenir impagos futuros

Más allá de saber cómo reclamar un impago, es fundamental implantar medidas preventivas para reducir el riesgo de morosidad. Un buen diseño de tus presupuestos, una política de cobros clara y una adecuada gestión de clientes pueden evitar muchos problemas y mejorar la liquidez de tu negocio.

• Solicita anticipos: pide un porcentaje del importe total antes de iniciar los trabajos, especialmente en proyectos de importe elevado.
• Define plazos de pago claros: incluye en el presupuesto la fecha de vencimiento y las consecuencias del retraso.
• Verifica la solvencia del cliente: en operaciones importantes, investiga antecedentes de morosidad o solicita referencias.
• Utiliza contratos complementarios: para proyectos complejos, acompaña el presupuesto de un contrato detallado.
• Establece hitos de facturación: vincula los pagos a fases concretas del proyecto (inicio, mitad, entrega).
• Automatiza recordatorios: usa herramientas de facturación que envíen avisos automáticos antes y después del vencimiento.

Modelos y ejemplos de escritos de reclamación

Contar con modelos de escritos te ayudará a reclamar un impago tras presupuesto aceptado de forma rápida y profesional. A continuación se ofrecen estructuras orientativas que puedes adaptar a tu caso concreto. Recuerda que, si la cuantía es elevada o la situación es compleja, es recomendable que un abogado revise el contenido.

Cuándo acudir a un abogado o gestoría

Aunque muchas reclamaciones por impago tras presupuesto aceptado pueden iniciarse sin asistencia letrada, hay situaciones en las que contar con un abogado o una gestoría especializada marca la diferencia. Un profesional puede ayudarte a valorar la viabilidad de la reclamación, calcular correctamente los importes, redactar los escritos y representar tus intereses ante el juzgado.

• La cuantía de la deuda es elevada o estratégica para tu negocio.
• El caso presenta complejidades (discusiones sobre el trabajo realizado, defectos, modificaciones del presupuesto).
• El deudor es una empresa con estructura jurídica compleja o con historial de litigios.
• Has intentado reclamar por tu cuenta sin éxito y necesitas dar un paso más firme.
• No dispones de tiempo o conocimientos para gestionar el procedimiento judicial.

Preguntas frecuentes