Cuándo exigir el pago por vía notarial

¿Qué es el requerimiento notarial de pago?

Exigir el pago por vía notarial consiste en acudir a un notario para que, a petición del acreedor, realice un requerimiento formal de pago al deudor. Este requerimiento se documenta en un acta notarial, en la que el notario deja constancia de la identidad de las partes, del contenido exacto de la reclamación, de la documentación aportada y de la respuesta (o falta de respuesta) del deudor. No es un procedimiento judicial, sino un medio extrajudicial de reclamación que genera una prueba sólida de que el deudor fue requerido de forma fehaciente.

La finalidad principal del requerimiento notarial de pago es doble: por un lado, intentar que el deudor pague voluntariamente al recibir una comunicación formal con valor probatorio; por otro, preparar el terreno para una eventual reclamación judicial, dejando constancia de la deuda, de la mora del deudor y de la voluntad del acreedor de cobrar. Este instrumento se utiliza tanto en deudas entre particulares como en relaciones mercantiles y arrendamientos.

Cuándo conviene exigir el pago por vía notarial

No en todas las deudas es necesario acudir a un notario. La vía notarial resulta especialmente recomendable cuando la deuda es clara, vencida y exigible, y el acreedor necesita una prueba fehaciente de haber reclamado el pago. También es útil cuando el deudor evita responder a llamadas, correos o burofax, o cuando se prevé que el conflicto pueda terminar en los tribunales y se quiere llegar con una base probatoria sólida.

• Deudas documentadas en contratos privados, facturas aceptadas o reconocimientos de deuda firmados.
• Impagos de rentas de alquiler o cantidades asimiladas (suministros, gastos de comunidad repercutidos, etc.).
• Préstamos entre particulares en los que el deudor deja de pagar las cuotas o el capital al vencimiento.
• Operaciones mercantiles entre empresas o autónomos con facturas vencidas y no pagadas.
• Supuestos en los que se quiere interrumpir la prescripción de la acción de reclamación de la deuda.

También puede ser conveniente exigir el pago por vía notarial cuando el acreedor sospecha que el deudor pueda alegar desconocimiento de la deuda o de su importe. El acta notarial, al recoger con precisión el contenido del requerimiento y la documentación adjunta, dificulta posteriores alegaciones de falta de información o de comunicación defectuosa.

Base legal y efectos jurídicos del requerimiento notarial

El requerimiento notarial de pago se articula mediante un acta notarial, regulada en la Ley del Notariado y en su Reglamento. El notario actúa como fedatario público, dando fe de los hechos que presencia y de las manifestaciones que recibe, sin entrar a valorar el fondo del conflicto ni declarar quién tiene razón. Su función es documentar de forma objetiva la reclamación y su resultado.

Desde el punto de vista jurídico, el principal efecto del requerimiento notarial es probatorio. El acta notarial constituye un documento público con especial fuerza en juicio, que acredita:

• Que el acreedor formuló una reclamación de pago en una fecha concreta.
• El contenido exacto de la reclamación (importe, concepto, plazos, intereses, etc.).
• Que el deudor fue requerido en un domicilio determinado y por un medio concreto.
• La respuesta del deudor, si la hubo, o su silencio o negativa a recibir la notificación.

Además, el requerimiento notarial puede producir otros efectos relevantes, como la interrupción de la prescripción de la acción de reclamación de la deuda, al constituir una reclamación extrajudicial formal. También puede servir para acreditar la mora del deudor, lo que facilita la reclamación de intereses de demora e indemnizaciones por daños y perjuicios derivados del retraso en el pago.

Requisitos previos y documentación necesaria

Antes de acudir al notario para exigir el pago, conviene comprobar que se cumplen una serie de requisitos básicos. El primero es que la deuda sea líquida, vencida y exigible, es decir, que su importe esté claramente determinado, que haya llegado la fecha de pago y que no exista ninguna condición pendiente de cumplimiento que impida reclamarla.

También es esencial disponer de documentación que respalde la existencia de la deuda y su cuantía. Cuanta más documentación se aporte, más sólida será la base del requerimiento y más fuerza probatoria tendrá el acta notarial. Entre los documentos más habituales se encuentran:

• Contrato firmado (de préstamo, arrendamiento, compraventa, prestación de servicios, etc.).
• Facturas emitidas y aceptadas, albaranes firmados o correos electrónicos de confirmación.
• Reconocimientos de deuda o acuerdos de pago firmados por el deudor.
• Extractos bancarios que acrediten pagos parciales o la falta de pago.
• Comunicaciones previas (correos, burofax, mensajes) reclamando el pago.

Además, será necesario facilitar al notario los datos identificativos del deudor (nombre o razón social, NIF, domicilio completo y, en su caso, otros datos de contacto). Cuanto más preciso sea el domicilio, mayores serán las posibilidades de que el requerimiento pueda ser practicado con éxito.

Pasos para exigir el pago ante notario

El procedimiento para exigir el pago por vía notarial es relativamente sencillo, aunque conviene seguir una serie de pasos ordenados para evitar errores y retrasos. La intervención de un abogado no es obligatoria, pero puede resultar muy útil en deudas complejas o de importe elevado.

• 1. Elección de la notaría. Puede acudirse a cualquier notario competente territorialmente, aunque suele elegirse uno próximo al domicilio del deudor o del acreedor para facilitar las gestiones.
• 2. Preparación de la documentación. Se recopilan contratos, facturas, reconocimientos de deuda y cualquier prueba que acredite la existencia y cuantía de la deuda.
• 3. Redacción de la solicitud. El acreedor expone por escrito los hechos, el importe reclamado, los intereses y el plazo que concede al deudor para pagar. El notario puede ayudar a dar forma jurídica adecuada al texto.
• 4. Otorgamiento del acta de requerimiento. El acreedor comparece ante el notario, se identifica y solicita formalmente que se requiera de pago al deudor en los términos indicados.
• 5. Práctica del requerimiento. El notario, directamente o a través de un empleado, intenta notificar al deudor en el domicilio facilitado, dejando constancia de la entrega, de la negativa a recibir o de la imposibilidad de practicar la notificación.
• 6. Cierre del acta. Una vez practicado el requerimiento, el notario incorpora al acta el resultado (respuesta del deudor, silencio, negativa, etc.) y la da por concluida.

Durante el proceso, el acreedor puede ser informado de los intentos de notificación y, en su caso, aportar nuevos domicilios o datos de contacto del deudor. Es importante comprender que el notario no puede obligar al deudor a recibir la notificación, pero sí dejará constancia de su negativa o de las incidencias ocurridas.

Costes, plazos y responsabilidades

Exigir el pago por vía notarial tiene un coste, que se calcula conforme al arancel notarial aplicable a las actas. El importe final dependerá de factores como la extensión del acta, el número de diligencias de notificación, la cuantía de la deuda y las copias que se soliciten. Aunque no existe una tarifa única, suele tratarse de un coste moderado en comparación con un procedimiento judicial completo.

En cuanto a los plazos, el tiempo necesario para tramitar un requerimiento notarial de pago puede variar según la carga de trabajo de la notaría y la facilidad para localizar al deudor. Como referencia orientativa, el proceso puede oscilar entre unos pocos días y varias semanas, especialmente si es necesario realizar varios intentos de notificación o buscar domicilios alternativos.

• Honorarios notariales: fijados por arancel, no negociables, aunque pueden variar según la complejidad.
• Gastos de desplazamiento: si es necesario acudir físicamente al domicilio del deudor.
• Copias del acta: cada copia autorizada o simple tiene un coste adicional.
• Otros gastos: en su caso, honorarios de abogado o gestoría si intervienen.

Respecto a las responsabilidades, el notario responde de la correcta redacción del acta y de la veracidad de los hechos que presencia, pero no de la solvencia del deudor ni del resultado económico de la reclamación. El acreedor asume el coste del procedimiento, incluso si el deudor no paga finalmente.

Modelos y ejemplos prácticos de requerimiento notarial

Aunque cada caso es distinto, existen ciertos elementos comunes que deberían aparecer en cualquier requerimiento notarial de pago. A continuación se ofrece una estructura orientativa que puede servir de guía para preparar la información que se entregará al notario, quien adaptará el contenido al formato jurídico adecuado.

En la práctica, el tono del requerimiento debe ser firme pero respetuoso, evitando expresiones ofensivas o amenazas improcedentes. Un texto claro y bien estructurado facilita la comprensión por parte del deudor y transmite una imagen de seriedad que puede favorecer el pago voluntario.

En determinados casos, como los arrendamientos urbanos o los préstamos entre familiares, puede ser útil que un abogado revise previamente el contenido del requerimiento para asegurarse de que se ajusta a la normativa aplicable y no contiene errores que puedan ser utilizados en contra del acreedor en un futuro procedimiento judicial.

Ventajas, inconvenientes y riesgos de la vía notarial

Exigir el pago por vía notarial presenta una serie de ventajas claras frente a otras formas de reclamación extrajudicial, pero también algunos inconvenientes y riesgos que conviene valorar antes de tomar una decisión. Analizar estos aspectos ayuda a determinar si la vía notarial es la opción más adecuada en cada caso concreto.

• Ventajas principales:
  • Genera un documento público con gran fuerza probatoria en juicio.
  • Aumenta la presión sobre el deudor, al percibir la seriedad de la reclamación.
  • Puede interrumpir la prescripción de la acción de reclamación de la deuda.
  • Permite dejar constancia de la negativa del deudor a recibir la notificación.
  • Es más rápido y menos costoso que iniciar directamente un procedimiento judicial.
• Inconvenientes y límites:
  • No garantiza el cobro efectivo de la deuda.
  • Supone un coste adicional para el acreedor, que puede no recuperarse.
  • Requiere disponer de un domicilio del deudor razonablemente actualizado.
  • No sustituye a la vía judicial cuando el deudor se niega a pagar.
• Riesgos a considerar:
  • Deterioro de la relación comercial o personal con el deudor.
  • Posibles alegaciones del deudor sobre la inexistencia o cuantía de la deuda.
  • Que el deudor utilice el tiempo ganado para ocultar bienes o empeorar su solvencia.

Alternativas a la vía notarial para exigir el pago

La vía notarial es solo una de las opciones disponibles para exigir el pago de una deuda. En función de las circunstancias, puede ser más adecuado recurrir a otros medios extrajudiciales o incluso acudir directamente a los tribunales. Conocer las alternativas permite diseñar una estrategia de cobro más eficaz y adaptada a cada caso.

• Reclamación amistosa informal: llamadas telefónicas, correos electrónicos o reuniones personales para recordar el impago y buscar una solución negociada.
• Burofax con certificación de texto y acuse de recibo: medio muy utilizado para dejar constancia fehaciente de la reclamación, con un coste inferior al notario.
• Servicios de recobro o mediación: empresas especializadas que gestionan el cobro extrajudicial, a veces a comisión sobre las cantidades recuperadas.
• Procedimiento monitorio: vía judicial rápida para reclamar deudas dinerarias líquidas, vencidas y exigibles, cuando se dispone de documentación que las acredite.
• Juicio declarativo ordinario o verbal: cuando la deuda es discutida o compleja y requiere una resolución judicial sobre el fondo del asunto.

En muchos casos, la estrategia más eficaz combina varias de estas vías. Por ejemplo, puede iniciarse con una reclamación amistosa, continuar con un burofax o un requerimiento notarial y, si no se obtiene respuesta, acudir al procedimiento monitorio o al juicio correspondiente. La elección dependerá del perfil del deudor, del importe de la deuda y de los objetivos del acreedor.

Errores frecuentes y cómo evitarlos

El uso inadecuado de la vía notarial puede restar eficacia a la reclamación de la deuda e incluso generar problemas adicionales. Identificar los errores más habituales ayuda a prevenirlos y a aprovechar al máximo las ventajas del requerimiento notarial de pago.

• No acreditar bien la deuda: acudir al notario sin contratos, facturas o documentos suficientes debilita la reclamación y puede restar fuerza al acta.
• Redacción confusa o incompleta: un requerimiento mal estructurado, con importes incorrectos o plazos poco claros, genera inseguridad jurídica y facilita la defensa del deudor.
• Elegir mal el domicilio del deudor: facilitar un domicilio antiguo o incorrecto puede provocar que el requerimiento no llegue a practicarse, con la consiguiente pérdida de tiempo y dinero.
• No valorar el coste-beneficio: iniciar un requerimiento notarial para deudas de importe muy reducido puede no resultar rentable.
• Retrasar en exceso la reclamación: esperar demasiado puede acercar la deuda a la prescripción o empeorar la solvencia del deudor.

Para evitar estos errores, es recomendable planificar la reclamación con antelación, revisar cuidadosamente la documentación disponible y, en caso de duda, consultar con un profesional del derecho. Una preparación adecuada aumenta la probabilidad de que el requerimiento notarial cumpla su función: promover el pago voluntario y reforzar la posición del acreedor.

Preguntas frecuentes

A continuación se responden algunas de las dudas más habituales sobre cuándo y cómo exigir el pago por vía notarial, sus efectos y su relación con otros mecanismos de reclamación de deudas.