Cuándo denunciar un impago y pasos clave

Qué es un impago y cuándo se considera moroso

Un impago se produce cuando una persona física o jurídica no satisface una deuda en el plazo pactado. Puede tratarse de una factura comercial, una renta de alquiler, una cuota de préstamo, honorarios profesionales u otra obligación de pago. No todo retraso implica necesariamente que exista una situación de morosidad denunciable, pero sí es la antesala de un posible conflicto legal si el deudor no regulariza su situación.

En términos generales, se considera que existe morosidad cuando ha vencido el plazo de pago acordado en el contrato, factura o presupuesto aceptado, y el deudor no abona la cantidad debida ni ofrece una solución razonable (por ejemplo, un plan de pagos). A partir de ese momento, el acreedor puede iniciar acciones de reclamación, primero amistosas y, si no funcionan, judiciales.

• En operaciones comerciales entre empresas, la Ley de Morosidad fija plazos máximos de pago, salvo pacto específico.
• En contratos de alquiler, el impago de una o varias mensualidades permite iniciar procedimientos de desahucio y reclamación de rentas.
• En préstamos y créditos, el contrato suele detallar cuándo el retraso se considera incumplimiento grave.
• En servicios profesionales, basta con la aceptación del presupuesto o la prestación efectiva del servicio para que nazca la obligación de pago.

Cuándo denunciar un impago: criterios clave

Decidir cuándo denunciar un impago es una cuestión estratégica. Denunciar demasiado pronto puede deteriorar una relación comercial que aún podría reconducirse; hacerlo demasiado tarde puede suponer la pérdida de la deuda por prescripción o la insolvencia definitiva del deudor. Por ello, conviene valorar varios factores antes de dar el paso.

• Importe de la deuda: cuanto mayor sea la cantidad, más sentido tiene asumir costes y tiempos de un procedimiento judicial.
• Antigüedad del impago: a partir de 30–60 días de retraso sin respuesta clara, es recomendable intensificar la reclamación formal.
• Conducta del deudor: si evita el contacto, ofrece excusas vagas o incumple reiteradamente acuerdos de pago, aumenta el riesgo de impago definitivo.
• Situación económica del deudor: si existen indicios de insolvencia, conviene actuar con rapidez para no quedar detrás de otros acreedores.
• Relación comercial o personal: en algunos casos puede interesar agotar la negociación antes de acudir a los tribunales, siempre sin poner en riesgo los plazos de prescripción.

En la práctica, muchos profesionales y empresas establecen protocolos internos que marcan hitos claros: por ejemplo, envío de recordatorio a los 7 días de vencimiento, segundo aviso a los 15 días, burofax a los 30 días y valoración de acciones legales a partir de los 60–90 días si no hay respuesta.

Plazos legales y prescripción de la deuda

Uno de los aspectos más importantes a la hora de decidir cuándo denunciar un impago son los plazos de prescripción. La prescripción es el tiempo máximo durante el cual puedes reclamar judicialmente una deuda. Transcurrido ese plazo sin haber interrumpido la prescripción, el deudor puede oponerse al pago alegando que la acción ha prescrito.

Los plazos concretos dependen del tipo de deuda y de la normativa aplicable. Aunque pueden variar y conviene revisar siempre la legislación vigente o consultar con un profesional, de forma orientativa se manejan los siguientes criterios generales:

• Deudas derivadas de contratos civiles en general: suelen prescribir a los 5 años desde que puede exigirse el cumplimiento, salvo normativa específica.
• Reclamaciones entre empresarios y profesionales: el plazo puede ser de 3 o 5 años según el tipo de obligación y la fecha en que nació la deuda.
• Rentas de alquiler: la acción para reclamar rentas impagadas tiene su propio plazo, que suele ser de varios años desde el impago de cada mensualidad.
• Suministros y servicios periódicos (luz, agua, telecomunicaciones): tradicionalmente han tenido plazos más breves de prescripción.
• Deudas tributarias y con la Seguridad Social: se rigen por su propia normativa, con plazos y procedimientos específicos.

La prescripción puede interrumpirse mediante determinadas actuaciones, como el reconocimiento de la deuda por parte del deudor o el ejercicio de acciones judiciales. Un simple recordatorio verbal no siempre es suficiente para interrumpirla; es preferible utilizar medios fehacientes.

Pasos previos a denunciar un impago

Antes de acudir a los tribunales, es aconsejable seguir una serie de pasos previos que pueden facilitar el cobro sin necesidad de denuncia formal y, en todo caso, reforzarán tu posición si finalmente debes iniciar un procedimiento judicial. Estos pasos también demuestran tu buena fe y tu voluntad de resolver el conflicto de forma amistosa.

• Revisión de la documentación: comprueba contratos, facturas, albaranes, correos y cualquier prueba que acredite la deuda y su vencimiento.
• Contacto amistoso: realiza una primera llamada o correo cordial recordando el impago y ofreciendo soluciones flexibles.
• Recordatorios formales: envía uno o varios recordatorios por escrito, con fechas claras y detalle de las cantidades adeudadas.
• Propuesta de acuerdo: si el deudor muestra voluntad de pago, valora fraccionar la deuda o pactar un calendario de pagos por escrito.
• Requerimiento fehaciente: si no hay respuesta o se incumplen los acuerdos, envía un burofax o requerimiento formal dejando constancia de tu reclamación.

Estos pasos no solo pueden evitar un juicio, sino que también sirven para interrumpir la prescripción en muchos casos y para demostrar ante el juez que has intentado resolver el conflicto de manera razonable antes de denunciar.

Cómo reclamar un impago por vía extrajudicial

La vía extrajudicial es el conjunto de actuaciones que realizas para intentar cobrar la deuda sin presentar una demanda ante los tribunales. Es la primera opción recomendada, ya que suele ser más rápida, económica y menos conflictiva. Sin embargo, debe hacerse de forma ordenada y profesional para aumentar sus posibilidades de éxito.

• 1. Comunicación inicial de cortesía: un correo o llamada recordando el vencimiento, con tono respetuoso y abierto a soluciones.
• 2. Aviso de retraso y consecuencias: si no hay respuesta, envía un escrito más formal indicando el importe adeudado, la fecha de vencimiento y posibles consecuencias (intereses, suspensión de servicios, inclusión en ficheros de morosos si procede y es legal).
• 3. Burofax o requerimiento fehaciente: es un paso clave. Debe incluir la identificación de las partes, detalle de la deuda, plazo para pagar y advertencia de que, en caso contrario, se iniciarán acciones legales.
• 4. Negociación y acuerdo de pago: si el deudor responde, intenta cerrar un acuerdo por escrito, con calendario de pagos, posibles quitas o aplazamientos y consecuencias en caso de incumplimiento.
• 5. Mediación o arbitraje: en algunos sectores o contratos se prevé la posibilidad de acudir a mediadores o árbitros para resolver conflictos de pago sin llegar a juicio.

La clave de la vía extrajudicial es mantener un equilibrio entre la firmeza en la reclamación y la disposición a encontrar soluciones realistas. En muchos casos, un buen acuerdo extrajudicial permite recuperar la mayor parte de la deuda en menos tiempo y con menos costes que un procedimiento judicial largo e incierto.

Cómo denunciar un impago por vía judicial

Cuando la vía amistosa se agota sin resultados, llega el momento de valorar la denuncia o demanda judicial. En función del tipo de deuda, su importe y la documentación disponible, existen distintos procedimientos para reclamar un impago ante los tribunales. Elegir el más adecuado es fundamental para optimizar tiempos y costes.

• Procedimiento monitorio: es uno de los más utilizados para reclamar deudas dinerarias, líquidas, vencidas y exigibles, siempre que puedan acreditarse documentalmente (facturas, albaranes, contratos, etc.). Suele ser rápido y no requiere abogado ni procurador para cantidades inferiores a un determinado umbral económico.
• Juicio verbal: se utiliza para reclamaciones de menor cuantía que no encajan en el monitorio o cuando el deudor se opone en el monitorio y la ley deriva el asunto a este tipo de juicio.
• Juicio ordinario: es el cauce para reclamaciones de mayor cuantía o de mayor complejidad jurídica. Requiere la intervención de abogado y procurador desde el inicio.
• Procedimientos específicos: en casos de impago de alquiler, desahucios, reclamaciones laborales o deudas con la Administración, existen procedimientos y plazos específicos.

El proceso habitual para denunciar un impago incluye la preparación de la demanda o solicitud, la presentación en el juzgado competente, la notificación al deudor, la posible oposición, la fase de prueba y, finalmente, la sentencia. Si la sentencia es favorable y el deudor sigue sin pagar, será necesario iniciar la fase de ejecución para embargar bienes o cuentas.

Documentación y pruebas necesarias

La solidez de tu reclamación por impago depende en gran medida de la documentación y las pruebas que puedas aportar. Cuanto más claro y completo sea el rastro documental, más fácil será acreditar la existencia de la deuda, su importe y su vencimiento, así como desmontar posibles alegaciones del deudor.

• Contratos y presupuestos: documentos firmados que recojan las condiciones del servicio o venta, precios, plazos de pago y penalizaciones.
• Facturas y albaranes: facturas emitidas, albaranes de entrega firmados, partes de trabajo o cualquier soporte que acredite la prestación del servicio o la entrega del producto.
• Comunicaciones: correos electrónicos, mensajes, cartas y burofaxes intercambiados con el deudor, especialmente aquellos en los que reconoce la deuda o se compromete a pagar.
• Justificantes de pagos parciales: transferencias, recibos o extractos bancarios que demuestren pagos anteriores o parciales, útiles para calcular el saldo pendiente.
• Condiciones generales de contratación: si forman parte de la relación contractual, conviene adjuntarlas para acreditar cláusulas de intereses de demora, vencimiento anticipado, etc.

En algunos casos, también pueden ser relevantes testigos (por ejemplo, empleados que hayan tratado con el deudor), peritajes (para valorar daños o servicios prestados) o informes de solvencia. No obstante, en la mayoría de reclamaciones de impago, la base probatoria se centra en la documentación escrita.

Errores frecuentes al denunciar un impago

Denunciar un impago sin una estrategia clara puede generar costes innecesarios, pérdida de tiempo e incluso el archivo de la reclamación. Identificar los errores más habituales te ayudará a evitarlos y a aumentar las probabilidades de éxito en la recuperación de la deuda.

• Esperar demasiado tiempo: confiar en que el deudor pagará “más adelante” sin actuar puede llevar a la prescripción de la deuda o a que el deudor se declare insolvente.
• No dejar rastro escrito: basar toda la relación en acuerdos verbales dificulta enormemente la prueba de la deuda en un juicio.
• Reclamar sin documentación suficiente: iniciar un procedimiento judicial sin tener bien ordenadas las pruebas puede debilitar tu posición y alargar el proceso.
• Amenazas desproporcionadas o ilegales: utilizar un tono agresivo, amenazar con acciones que no piensas emprender o vulnerar la normativa de protección de datos (por ejemplo, anunciando que difundirás públicamente el impago) puede volverse en tu contra.
• No valorar la solvencia del deudor: iniciar un procedimiento costoso contra alguien sin bienes ni ingresos embargables puede no ser rentable.
• Elegir el procedimiento equivocado: no todos los impagos se reclaman igual; un error en la elección del cauce procesal puede implicar retrasos o inadmisiones.

Evitar estos errores pasa por informarse bien, planificar la reclamación y, en caso de duda, contar con el apoyo de profesionales especializados en recuperación de deudas o asesoría jurídica.

Consejos para prevenir impagos futuros

Más allá de saber cuándo y cómo denunciar un impago, resulta fundamental implementar medidas preventivas que reduzcan la probabilidad de que se produzcan nuevas deudas incobrables. Una buena gestión del riesgo de crédito y políticas internas claras pueden marcar la diferencia en la salud financiera de tu negocio o economía personal.

• Analiza la solvencia de tus clientes: solicita información básica, referencias comerciales o informes de riesgo antes de conceder crédito.
• Formaliza siempre por escrito: contratos, presupuestos aceptados, condiciones generales y cualquier acuerdo relevante deben quedar documentados y firmados.
• Define plazos y formas de pago claras: incluye en tus contratos y facturas la fecha exacta de vencimiento, intereses de demora y posibles recargos.
• Utiliza anticipos o pagos fraccionados: en proyectos de importe elevado, pacta un porcentaje por adelantado y cobros por hitos.
• Automatiza recordatorios: emplea herramientas de facturación que envíen avisos antes y después del vencimiento.
• Establece un protocolo interno de cobros: define qué hacer a los 7, 15, 30 y 60 días de retraso, quién se encarga y qué mensajes se envían.
• Valora seguros de crédito o factoring: en empresas con alto volumen de ventas a crédito, estos instrumentos pueden proteger la tesorería.

La prevención no elimina por completo el riesgo de impago, pero sí lo reduce de forma significativa y te permite reaccionar antes de que la situación se vuelva irreversible. Además, transmite una imagen de profesionalidad y seriedad a tus clientes.

Preguntas frecuentes

A continuación se responden algunas de las dudas más habituales sobre cuándo denunciar un impago y qué pasos seguir para reclamar una deuda de forma eficaz.